マニュアルがない業務

マニュアルがない業務

Add: ynicot92 - Date: 2020-11-19 23:58:00 - Views: 3108 - Clicks: 9244

マニュアルはプロセスの概要を説明する文書、手順書はタスクの具体的なやり方を記述した文書であることを説明しました。 しかし、そもそもビジネスを営んできた人間が、「プロセス」という考え方を今ほど重視していたわけではありません。「プロセス」という考え方の背後には、予め仕事を進める順序やルール、材料の基準と完成物の基準を定めておき、この通りに業務を実現できるような人・道具・材料・商品を経済活動に当てはめていくようなイメージがあります。 ですが、その昔自然の木材を使って家を建てていた日本の大工達は、まず先に使う木の癖を見て、それからその木をどういう具合に使おうか考える、という現代流の「プロセス」的仕事法とは真逆の仕事の仕方をしていたそうです。大工仲間の格言に「木は(製材された)材で買うのでなく、生えている木で買え。」「木組みの家は寸法で作るな、木の癖で組め。」というものがあるそうです 。先に基準があってこれに当てはまるものを探すのではなく、先にあるのは素材で、そこから同物を作るかを考えるという考え方に立っていたのです。 私があえて、「プロセス」的仕事法とは真逆の仕事法を紹介したのは、現実問題としては、予め予定された通りの人・道具・材料・商品が予定された通りに調達されることは、実務ではそうないからです。想定外の事態が発生した時、皆さんは、手持ちのリソースで、いかに顧客と約束した納期に商品を納入するかを考えなければならないのです。これは、まさに昔の大具たちが、「ありものの木をどう料理して家を作るか」という考え方に通底するものです。マニュアルの第一の目的は、そのプロセスについての業務の標準的なやり方を明示し、担当者に極力その標準的なプロセス通りに仕事をするべきだという基準を示すことにあります。しかし、往々にして担当者は、そのマニュアルが想定していない状況で、その業務を遂行しなくてはならないこともあります。ですから、マニュアルの第二の目的として、異常な状況において、担当者はどのような原則に従って業務を遂行すべきかを、大まかに示すことも必要です。 手順書の目的は、端的に2つあります。第一には、未熟練な担当者であっても、手順書を参照しながら作業をすることによってある一定水準の品質のモノやサービスが提供できるようにできることです。第二には、必ず作業者に手順書を参照させながら作業をさせ. 業務の全てをマニュアルに記載すると、個人の裁量がない「マニュアル対応」を生み出しやすくなってしまいます。 読み手のモチベーションも低下しやすく、業務内容をどこまでマニュアル化するかは、組織のポリシーが表面化する部分なので慎重に決める. どういう業務シーンで利用されるものか? 3. 業務マニュアルを作成するときには、上記の手順で作成します。しかし、作成するときには注意点があります。 例えば、見やすさは大切です。実際、文字だらけの手順書だと読んでもらえなくなってしまいます。 マニュアルがない業務 そこで、マニュアルを作成するときのい注意点について紹介します。. そのシステムは、何の目的で使われるものか? 2.

ケースバイケースで、業務にあたる本人が自分で考えて行動しなければならないような業務はマニュアル化に向きません。 クレーム対応などが、この例となります。マニュアル通りの対応しかしないと「マニュアル通りの対応. 業務マニュアル(手順書)を作成も大切ですが、仕事を自動化するほうが効果が高いことがあります。 なぜなら、業務マニュアルは人に仕事を委任することが目的だからです。つまり、仕事量は変わらないのです。一方で、自動化すれば仕事量そのものを減らすことができます。 たとえば、在庫管理表の更新や売上の報告書を作成する場合、自動化するのはムズカシイことではありません。以下のとおりマクロを使えば、ボタン一つで報告書を作成できるように設定可能です。 動画で紹介しているのは、エクセルの元データから、複数の伝票を自動作成するサンプルです。エクセルマクロを使って、300件以上の取引データから、取引先ごとに伝票を作成します。 このようなルーティン業務の場合、業務マニュアルを作成するより自動化を目指すほうが効果があります。マクロについては、こちらの記事で紹介していますので、あわせて読んでみてください。 www. マニュアルを作っておくと(業務を)教える側の負担は減り、(業務を)教わる側も少ない回数で業務を正確に理解することができます。 多くのチームで発生しがちな 「相手が忙しそうにしていたから聞けない。. 業務手順書と聞くと、すべての仕事に対して作成が必要だと考える人がいます。しかし、すべての仕事に業務手順書を作成する必要はありません。 仕事の中には、チェックリストだけ作成しておけばいいものもあります。では、何を基準にして、業務手順書とチェックリストを使い分ければいいのでしょうか。. この記事では、「マニュアル」「手順書」「(取扱)説明書」という、一見似たように見えて実際には趣旨の異なる三つの文書の違いとそれぞれの業務における使い方について説明いたしました。 業務文書は、作ることがゴールではありません。作られた文書が業務の中で参照され必要に応じて加筆修正されていくという好循環を生み出し、業務文書の中に会社の業務ノウハウが蓄積されていくことにこそゴールがあるのです。 これを実現するためには目的をしっかりと把握してマニュアルを作るべきか、手順書を作るべきか、説明書を作るべきかを検討し、作成していくことが重要です。. 業務のマニュアルが整備されていないため、教える人によってやり方が違うというのは、どこの会社でもよくあることなのでしょうか?珍しい話ではないのでしょうか? - 知人・隣人 締切済 | 教えて!goo.

業務マニュアルと一口に言っても、複数の種類があります。 例えば教育用マニュアルです。意外と整備されていない企業が多く、業務を教える人によって、バラつきが出てしまうことがあります。. なぜ業務マニュアルは使われないのか? ~システムだけでは解決できない業務課題を見える化する~ を開催します。 マニュアルがない業務 ※本セミナーは会場開催予定でしたが、コロナウイルス対策のため、Webセミナーに変更しました(年3月4日)。. 1 day ago · 世間では「マニュアルどおりに働く」と言うと人間味がないように捉えられるなど マニュアルに対して、ネガティブなイメージを持っている人が. あなたの会社に業務マニュアルはありますか? 中小企業の経営者であるあなたはこう思うかもしれません。 「仕事は全部頭の中に入っているからマニュアルなんか要らないよ」 「マニュアルがあるとそこに書いてあることしかやらなくなっちゃうでしょ」 「忙. 手順書と以て非なるものに、説明書といわれる文書があります。両者の違いはどこにあるのでしょうか。 手順書とは、業務の流れの一単位である「プロセス」の中の、さらに細かい作業の細かい手順をステップごとに書き表した文書です 。一方説明書とは、家電製品などに付属している「取扱説明書」と同じ意味合いを持つ文書で、業務に用いる機器(業務システムや工作機械、複合機等)自体の持つ様々な機能毎に、その機能の使い方を説明した文書になります。 ですから、実際の業務を行うときには、手順書を参照しながら業務を行わなければ正しく業務を行えないのですが、業務を行うために具体的な機器の操作を行うためには、それぞれの機器に備え付けられている説明書を参照しなくては操作ができません。 それでは、手順書の中に説明書を書き足してしまえばいいでないかと思われるかもしれませんが、そうすると手順書自体が冗長になりますし、同じ機器の同じ機能を使っている作業は複数ありますから、手順書に説明書を書き加えるやり方をとるとすると、同じ説明書に当たる記述を何度も繰り替えし書かなければならなくなります。その為に、手順書と説明書は、あくまで別建ての文書として構成し、手順書が説明書を参照する形式をとるようにしないと文章としての整理がつかなくなるのです。. 業務マニュアルは作成したが教えない、または教え方が拙い為にせっかく苦労して作成した業務マニュアルを使って貰えないケースあります。 如何に分かり易いマニュアルでも教えて、そしてその結果を評価することが必要です。 その時、役に立つツールが『インストラクション』です。 *インストラクションとは与えられたり教えられる知識、情報などを教える事。.

業務のマニュアル化を行う上で、必要になることは業務の棚卸と無駄の削除です。 日々時間に追われながら業務を行っている場合、業務プロセスの見直しができておらず、ずっと昔から変わらない方法を行っているケースが多々あります。. マニュアルに載っている情報が、いつの情報なのかわからないと、業務未経験者はマニュアルを信用できません。 マニュアル使用者に「この情報は古いのではないか」という不安を抱かせないために、マニュアルには更新日を記載しましょう。. 業務マニュアルを作るためにはWho(だれが)When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)といったことを明確にしておく必要があります。これを5W1Hといいます。 業務マニュアルに必要な基本的な項目は下記のとおりです。 1)概念(方針、商品構成、システム構成、関連法令等) マニュアルがない業務 2)処理手順(仕事のフロー図、処理の仕方、帳票、注意事項) 3)基準(品質基準、判断基準、関連規定等) マニュアルを作成する事により、業務が標準化され、処理手順、処理に際しての決裁権限や取扱いルールなどが誰もが理解できる「見える化」を図る事ができ、初心者が担当しても同質な業務結果が得られます。 理想は”小学生でもわかる!業務マニュアル”です!. See full list on fastclassinfo. 業務マニュアルとは?英語ではwork manual、仕事(work)の手順、手引き(manual)の事。日本語では業務のやり方、処理手順に関する文書化された書類の事を「業務マニュアル」と呼んでいる会社、工場が多いです。.

. 企業活動には大体の業務の流れがあります。製造業や卸売業の企業を例にとりますと、まずお客様から受注を受けると、仕入れ先に発注をし、あるいは自社の生産工場に生産指示を出し、自社倉庫に受注製品を入庫し、お客様と約束した納品日に製品を出庫します。 今、「受注」とか「発注」とか「生産」とか、企業の業務を大づかみにまとめる言葉を使いました。このような業務を区別する単位のことを「プロセス」といいます。実際には、プロセスはもっと細かい範囲で分割されていまして、「受注」であれば、「ネットやファックスで注文を受けたのちに顧客の要望通りの納期・数量の納入が可能かシステムで確認して顧客に返答する」といった程度の細かさに分割をされています。 このプロセス毎に、そのプロセスの業務の概要や、業務を処理する際の原則、そのプロセスに含まれる業務の流れ、絶対にやってはいけないこと、そのプロセスに関する作業担当者と、問題が生じた際のエスカレーション先、そのプロセスが終了した時の成果物が満たしているべき品質基準、そしてそのプロセスに含まれるさらに細かい作業であるタスクの一覧とその前後関係などが明記されている文書のことを「マニュアル」といいます。 そして、プロセスの中に複数あって、具体的に人が実施する作業・行動の動きにまで業務の内容が具体化されているものを「タスク」といいます。そして、この「タスク」を実施するための手順を、作業を行う人の持っている知識や視点を前提として、作業ステップごとに記述した文書のことを「手順書」というのです。 とすると、「マニュアル」とは、ひとまとまりの塊の業務(プロセス)の概要を記述した文書、「手順書」とは、プロセスの中に複数ある1つ1つの具体的な作業のやり方を、ステップ・バイ・ステップで詳細に記述した文書ということができます 。. >業務マニュアルを作らない方にお聞きしたいのですが、作らない理由は何ですか? 一番の理由は、マニュアルの管理体制が整っていないからだ.

マニュアルが業務にもたらすのは「業務の明確化と標準化」です。 業務における方法や作業スピードは人によって違います。 すべて同じような人はいないため、目標の達成度合いも変わってくるでしょう。. アマゾン 業務マニュアルの作り方 おすすめ書籍. チェック方法は何か? 特に業務で使われるようなシステムの場合、そのシステムを使う目的や、使う前提条件があります。そして、使った結果がどうなるか?ミスを防ぐためのチェック方法はどうなっているのか?を知ることが大切です。 操作手順そのものは、ここまで書いてきたように、大して重要ではないのです。 むしろ上述したようなことをキッチリ書いて欲しいのですが、システム外のことになるためか、書かれていないことが多いのです。 この辺りを加味しない、ただただ冗長な操作手順書を見せられるとうんざりします。探すだけで時間が掛かるので、利用者から見ると「分かりにくい」となってしまうのです。 日本の生産性を高めるためにも、もしマニュアルを作るならば、インターフェースだけではサポートできない根本的なところを作るようにしましょう。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【編集後記】 今日は午後から初めてのお客様にコンサルティングです。 気を引き締めて望みます。 今日も素晴らしい1日になります。感謝!! ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ メルマガ『経営は100種競技!』を毎日配信しています。 マーケティングやITを身につけたい。 ビジネスを楽しみたい。 変化・成長したいというビジネスパーソンにお読みいただいています。. 完了条件は何か? 5. 社内の業務改善に取り組むと、 マニュアルの有無・効用についての議論に、 巻き込まれたことがあると思います。 ・マニュアルはあった方が業務効率が実現できる。 ・・・ いやいや、マニュアル!そんなの意味ない! ・力量を発揮できない人や新人社員には、マニュアルが威力を発揮する. マニュアルがない業務 マニュアルがある職務においても、個人個人の業務の内容は異なるものです。 特に総務や経理などはその会社独自のルールがあります。 時間があれば、後任者にOJTなどで直接教えるのも悪くはないですが、非効率であることも確かです。. 1 day ago · 業務マニュアルは多くの企業が作成しているものだが、実は効果的にマニュアルを運用できているケースは意外と少ない。そこで今回は、業務マニュアルの作成手順や運用方法などをまとめた。業務の効率化を目指している経営者は、ぜひ最後まで読み進めていこう。.

意識しやすいといえるでしょう。一方、業務マニュアルも、それがないと前項で説明した ような問題が生じることになります。マニュアルを作成することによって、様々な問題を 解決することが可能になります。 業務マニュアルで実現できること. このページでは、マニュアル、手順書、説明書、の3種類の文書について、それぞれ簡単に説明してきました。ここでは実際の業務の中で、この3種類の文書を、どのように効果的に使い分けるべきか、考えていきましょう。 まず、日常の「プロセス」の業務は、手順書に従って定型的に、正確かつ迅速に処理されるべきです。この際、業務の遂行にミスの生じないように、適宜ダブルチェックやクロスチェックを実施すべきでしょう。業務の遂行に当たって、機器の操作に不明点があったら、機器説明書を参照して、滞りなく作業ができるようにしましょう。ただ、プロセスにおけるタスクの遂行という意味では、あくまで手順書に記載されたステップの実行が主であって、機器説明書の参照は従となります。機器の使い方は、恐らくそれ程パターンが多いわけではありませんから、可能であれば暗記してしまうか、あるいは自分でちょっとしたメモを作成したうえで、一々説明書を参照しなくても済むようになると、業務の効率性が上がり、望ましいでしょう。 同時に、そのプロセスに責任を持つ社員が、マニュアルに準拠しながら、何らか業務の進行に異常のないかどうかに目を配り続けることが大切です。管理者は、作業者からの異常事態のエスカレーションを待つのではなく、むしろ積極的に異常事態の予兆を探る積極的な態度が求められるかと思います。異常事態の予兆は、割合に容易に感づくことができるものです。例えば、作業者の一人が異様に焦って作業に対応していたり、ライン上の部品がある場所で普段より多く滞留していたり、といった、普段と異なるモノや情報の動きがみられるときには、異常事態が現に起きつつある前兆です。このようなときは、担当者に声をかけ、状況の把握に努める必要があります。プロセスに責任を持つ社員は、普段からそのプロセスがその前後のプロセスとの関係においてどのような意味合いを持ち、そのプロセスにおける異常がもたらすインパクトが、後続の工程にどれだけのインパクトをもたらし得るのか、そして会社にとってどれだけの損害をもたらし得るのかをよく把握しておく必要があります。また、なにか異常事態が発生した時に、原因となるであろうことを予め把握しておき、その原因の除去に責任を持つ部署の責任者や担当者との関係を常日頃から良好に保っておく必要があります。トラブルが起こってしまったときの次善の策を取るの. 仕事で急に業務マニュアル作成を任されて、どうやって作成すればいいのかわからなくて困ってしまったことはありませんか?この記事では、業務マニュアルの作成手順、コツ、おすすめの雛形までご紹介します。マニュアル作成が初めてで、作成方法が分からないなどでお悩みの方は、ぜひ. 日々の業務を円滑に遂行するには、マニュアル作成をすることが重要になります。「それほど複雑な業務ではないし」「うちは小さな企業だから、マニュアルなんて必要ない」と考える経営者の方も多いと思いますが、業務マニュアルは会社の規模や業務内容の複雑さにかかわらず必要になる. ㄟ方、業務マニュアルは普段はその必要性を意識することは少ないですが、それがない と前項で説明したような問題が生じることになります。 逆にいえば、マニュアルをㆺ成す. 会社がマニュアルを作っていないがために、私が一から情報を探して、派遣社員の業務を一から勉強しました。 この苦労した経験により、何事もマニュアル作りが大切だと私は感じるようになりました。. マニュアルがあれば良いというものではないですが、無いと困る業務もありますし、属人的になるのも問題があります。 ただ、マニュアルは作っ. マニュアルがない業務 See full list on takuminotie.

業務マニュアル作成でよくある課題(2) どこに書かれているか探しづらい 【目次・参照先編】 目次・参照先の書き方が不適切であるため、どこに何が書かれているのか分からない、という課題です。. ここまで、業務マニュアル(手順書)について詳しく解説してきました。手順書があると、業務かかるコストあらゆるところで減らすことができます。 例えば、部下からの質問に毎回答えていたとします。その場合、部下が質問する手間、回答するまでのタイムラグ、回答する手間といったコストが発生しています。 実際、昇給したり、ポジションが変わったりすると、どんどん仕事が増えていきます。そのため、自分が「なんとかしなくては」となりがちです。 しかし、手順書があれば「これを見てください」の返事で終わります。つまり、質問にかかっていたあらゆるコストを減らせるのです。 ただ、多くの人は業務マニュアルを作りません。その理由は作り方を知らないからです。その結果、業務マニュアルを作成するのは大変そうだと勘違いしています。 実際は、仮運用レベルの手順書を繰り返しブラッシュアップしていくものです。これが本来の業務マニュアルの作成方法です。 一人で頑張るのではなく、業務マニュアルを活かして周囲を協力しあえる環境を作りましょう。. フォーマットが統一してあるとマニュアルの品質が安定し、書きやすく、読みやすさもアップするので、テンプレートを準備します。 業務マニュアルはExcel、PowerPoint、Word等で作成しますがそれぞれ利点が異なりますので 必要とする業務マニュアルに適したソフトを選択してください。.

com 業務マニュアルは重要ですが、仕事の種類によっては自動化のほうが効果があります。. やっと本題です。ここまでで、日本人のIT屋が作るマニュアルが分かりにくい理由が見えてきます。 1つ目は、インターフェースの分かりにくさを、マニュアルでカバーしようとしていること。そんな無駄なことをせず、ちゃんとインターフェースを作るべきです。 2つ目は、世の中全ての人が迷わないマニュアルを作ろうとすること。これも無駄です。探せば分かるレベルで十分でしょう。分かろうと努力をしない人まで救おうとしたら、どれだけコストをかけてもキリがありません。 これらを満たした上で、マニュアルが必要だとするならば、以下のようなものではないでしょうか。 1. 前提条件として必要なことや、知識は何か? 4. See full list on service-mgt. . マニュアルは作らない・・・はそれこそ手抜きでは ないでしょうか。 マニュアルがない業務 マニュアルがあるからマニュアル通りにするのではなく マニュアルを元に相談したり臨機応変に対応して いく方がより円滑に仕事が進むと思います。. More マニュアルがない業務 videos. 業務マニュアルは、読み手が容易に業務の内容を理解してもらう必要があります、短時間に業務の流れを理解してもらうためにはまず、初めに全体の流れを説明します。 その時に役に立つのがフローチャートです。 フローチャートを作成することで、仕事全体の流れが見えるようになります。 フローチャートは、業務マニュアルを容易に理解してもらうための一つです。 フローチャートは会社で日常的に処理しているすべて仕事で必要です。その中にのノウハウ、記録を明確にする必要があります。新商品の打ち合わせを実施する場合や、クレームなどの問題が出た場合には不可欠な書類です。.

仕事がうまくいかない理由の一つとしてマニュアルがないとか、マニュアルがどう考えてもおかしい場合があります。 自分の業務を思い出してみて、自分だけのマニュアルを作ってみてはどうでしょうか。. それでは、業務マニュアル(手順書)の作成手順を紹介します。概要を説明すると、以下の通りです。 それでは、以下で詳しく説明していきます。業務マニュアル作成について、わかりやすく説明するために、セミナー開催を事例にして説明していきます。. See full list on 100athlon. では、AmazonやFacebookなどが、マニュアルがなくとも100%操作できるか?というと、必ずしもそうではありません。私自身、「あの機能はどこに行ったんだ?」と探したことが、過去何度もあります。 では、完璧なマニュアル(操作手順書)があれば良いか?というと、やはり、私はマニュアルは不要だと考えています。上述の通り、頻繁にインターフェースを変えるたびにマニュアルを作っていたら、コストが高くなるからです。 それに、多少利用者が迷うことがあっても、少し悩んで使えるようになるなら、それで良いのではないでしょうか。 日本人が作るマニュアルは、「100%迷わせない」「世の中全ての人を迷わせない」というポリシーで作られているように感じます。ですから、無闇矢鱈にマニュアルが分厚く、冗長になるのです。その無駄なマニュアルを作るのにも、コストが掛かっていることを忘れてはなりません。 また、「いついかなるときもマニュアルがある」という甘えが、利用者のITリテラシーを下げていると感じます。要するに、自分で考えたり探したりすることを放棄してしまうことを、世の中全体が受け入れているのです。 実際、駅の改札や空港では、自動発券機の使い方が分からなくて、人の窓口の方に行列ができていることを良く見かけます。日本人が「システムを使えなくても当たり前。恥ずかしくない」と思っていることの証明ではないでしょうか。 ひどいときには、発券機の横に人が居て、操作サポートしていることがあります。私は「そこに人が居たら何のコストダウンにもならないのに」、「日本人、甘えすぎじゃね?」と思っています。 「マニュアルはなし。操作は自分で調べろ!」 (その代わり、インターフェースの研究には余念がない) というのが、私は理想だと思います。 なお、言うまでもありませんが、どんなにインターフェースが優れていても、例えば身障者には使い勝手が悪いことがあります。そういうことに対するサポート体制は、しっかり設ける必要があります。. そもそもの話になりますが、私はシステム・アプリについて、「操作手順書(マニュアル)は不要」なのが良いと思っています。 AmazonやFacebook(Webでもアプリでも)などを使っていて、マニュアルが欲しいと思ったことはないでしょう。iPhoneも、滅多なことではマニュアル参照しないはずです。 一般消費者が利用する、このようなサービスには、ITに慣れた人もそうでない人もいます。そういった多様な利用者の日常操作に耐えうるだけの、使いやすいインターフェース(画面のデザイン)をしているから、マニュアルがなくても大丈夫なのです。 操作手順書を作らなければいけないような、ややこしいインターフェースをしたシステム・アプリはもったいないです。マニュアル作りに人の時間(=コスト)を割くくらいなら、インターフェースを分かりやすくする方が本質的です。 実際、AmazonやFacebookは見ていると、頻繁にインターフェースが変わっています。大きく変わることもあれば、一瞬では気づかないくらい、些細な変更のこともあります。それだけインターフェースの研究に、余念がないのです。 逆に言うと、良いインターフェースのシステム・アプリは、日々、進化していきます。操作手順書など作っていたら、その都度、改定作業が発生してしまいます。だから、操作手順書は不要なのです。.

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